راهنمای ارسال مقالات
نویسندگان محترم برای ارسال مقاله به چهارمین کنفرانس مهندسی مخابرات ایران و سپس، پیگیری وضعیت مقالات ارسالی خود باید به ترتیب زیر عمل نمایند. توضیح این‌که در هر مقاله، فقط یکی از نویسندگان به‌عنوان «نویسنده مسئول»، مراحل ارسال مقاله و پیگیری آخرین وضعیت مقاله ارسالی را انجام خواهد داد:
1- نگارش مقاله: نویسندگان می‌بایست مقاله پژوهشی اصیل خود را مطابق با شرایط موجود در «فراخوان مقاله» (این لینک) و بر اساس «الگوی نگارش مقالات» (این لینک) به یکی از دو زبان فارسی یا انگلیسی تهیه کنند و سپس، هم فایل word و هم فایل pdf مقاله را در محلی از کامپیوتر خود ذخیره نمایند. توضیح این که نام فایل‌ها باید انگلیسی باشد.
2- عضویت در سامانه کاربران: فقط نویسنده مسئول مقاله می‌بایست با طی مراحل زیر در سامانه کاربران کنفرانس، عضو شود:
1-2- به وب‌سایت «سامانه کاربران کنفرانس» (این لینک) مراجعه کرده و لینک «عضویت در وب‌سایت» را از قسمت بالای صفحه انتخاب نمایید.
2-2- در قسمت اول فرم عضویت نمایش‌داده‌شده، اطلاعات فردی و سازمانی خود را وارد نمایید. پر کردن فیلدهایی که با علامت «ستاره» مشخص شده‌اند؛ الزامی است. در پر کردن فیلد مربوط به پست الکترونیکی، نهایت دقت را به‌کار ببرید؛ چون که همه مکاتبات سامانه با شما از طریق این آدرس ایمیل انجام خواهد شد.
3-2- در قسمت دوم فرم عضویت، نام کاربری و کلمه عبوری را برای حساب کاربری خود تعیین کنید. از این نام کاربری و کلمه عبور برای ورود به سامانه استفاده خواهید کرد. پیشنهاد می‌شود تا همان آدرس ایمیلی را که در قسمت اول فرم عضویت وارد کردید؛ به‌عنوان نام کاربری انتخاب کنید.
4-2- پس از تکمیل فرم، روی دکمه عضویت کلیک کنید. با این کار، سامانه اطلاعات شما را ثبت کرده و پیغام موفقیت‌آمیز بودن عضویت را نمایش می‌دهد. همچنین، پیامی حاوی نام کاربری و کلمه عبور شما از طرف سامانه به آدرس ایمیل واردشده ارسال می‌شود. در صورت عدم مشاهده ایمیل، به پوشه Spam مراجعه کنید.
3- ارسال مقاله: نویسنده مسئول برای ارسال مقاله، ابتدا باید طبق مراحل فوق‌الذکر، در سامانه کاربران کنفرانس عضو شود. سپس:
1-3- به صفحه «ورود اعضاء» (این لینک) در وب‌سایت سامانه کاربران کنفرانس مراجعه کرده و با استفاده از نام کاربری و کلمه عبوری که در مرحله عضویت مشخص کرده‌اید؛ وارد میز کار شوید.
2-3- در منوی سمت راست (نوار ابزار)، گزینه «ارسال مقاله جدید» را انتخاب نمایید تا به فرم ارسال مقاله هدایت شوید.
3-3- در قسمت بالای صفحه بازشده، محورهای مرتبط با مقاله خود را از لیست‌های مربوطه انتخاب نمایید. محورهای کنفرانس می‌توانند یک‌سطحی یا دوسطحی باشند. محور سطح اول، تحت عنوان «محور اصلی» و محور سطح دوم تحت عنوان «زیرمحور» انتخاب می‌شود. بدیهی است در صورتی که محورهای کنفرانس، یک‌سطحی باشند؛ کافی است فقط محور اصلی را مشخص نمایید. در صورتی که دبیر علمی کنفرانس، هیچ محوری را مشخص نکرده باشد؛ می‌بایست روند ارسال مقاله را متوقف و آن را به زمان دیگری موکول کنید. چرا که فیلد «محور اصلی» ستاره‌دار است و انتخاب آن از لیست، توسط نویسنده مسئول و ارسال‌کننده مقاله الزامی است. بدیهی است چنان‌چه لیست بازشده در فیلد «محور اصلی» خالی باشد؛ یعنی دبیر علمی کنفرانس هنوز محورهای کنفرانس را مشخص نکرده است و بنابراین، نویسنده مسئول باید ارسال مقاله را به بعد از تعیین محورهای کنفرانس توسط دبیر علمی موکول نماید.
4-3- در قسمت پایین صفحه، اطلاعات اصلی مقاله شامل عنوان مقاله، متن خلاصه مقاله (چکیده) و کلمات کلیدی آن را وارد کنید. توضیح این‌که کلمات کلیدی مقاله را باید به تفکیک کاما در کادر مربوطه وارد نمایید.
5-3- گزینه «مرحله بعد» را انتخاب کنید تا به مرحله ثبت اطلاعات نویسندگان منتقل شوید. در این مرحله، اطلاعات نویسندگان مقاله را وارد نمایید. شایان ذکر است که سامانه به‌طور خودکار، کاربر ارسال‌کننده مقاله را به‌عنوان نویسنده مسئول در نظر خواهد گرفت. پس از ثبت مشخصات نویسندگان، شما می‌توانید اطلاعات نویسندگان را ویرایش کرده و یا آن‌ها را حذف نمایید. (نویسنده مسئول، قابل حذف نیست.)
6-3- روی گزینه «مرحله بعد» کلیک کنید تا فرم مربوط به آپلود فایل‌های مقاله نمایش داده شود. در این مرحله، ابتدا فایل word متن کامل مقاله را با یکی از فرمت‌های doc یا docx در فیلد «متن کامل مقاله (doc,docx) (فیلد ضروری)» انتخاب کرده و در قسمت توضیح فایل نیز عبارت «فایل word متن کامل مقاله» را تایپ کنید. سپس، فایل pdf متن کامل مقاله را در فیلد «چکیده و خلاصه مقاله (doc,docx) (فیلد اختیاری)» انتخاب کرده و در قسمت توضیح فایل نیز عبارت «فایل pdf متن کامل مقاله» را تایپ کنید. (توجه: هرچند که عنوان این فیلد، چکیده و خلاصه مقاله است و فرمت آن نیز doc,docx نوشته شده است؛ ولی شما باید فایل متن کامل مقاله آن هم با فرمت pdf را در این فیلد، انتخاب نمایید.) در نهایت، بر روی گزینه «بارگذاری» کلیک نمایید تا فایل‌ها به سامانه ارسال شوند. پس از انجام این فرآیند، فایل‌های ارسال‌شده در لیستی نمایش داده می‌شود تا شما از آپلود شدن فایل‌ها اطمینان حاصل نمایید. شایان ذکر است که برای تغییر یک فایل، شما می‌توانید آن فایل را از لیست مربوطه حذف نموده و فایل جدید را مجددا آپلود نمایید.
7-3- همچنین، در قسمت پایین لیست فایل‌های آپلودشده، کادری با عنوان «توضیح نویسنده برای مقاله» وجود دارد. در این کادر، در صورت نیاز می‌توانید یادداشتی را برای دبیرخانه کنفرانس بنویسید. برای اتمام فرآیند ارسال مقاله، بر روی گزینه «اتمام ارسال مقاله» کلیک کنید. توجه فرمایید که تا قبل از انتخاب گزینه اتمام ارسال مقاله، شما می‌توانید به مراحل قبلی بازگردید و اطلاعات واردشده را اصلاح کنید؛ ولی در صورت کلیک بر روی گزینه اتمام ارسال مقاله، دیگر این امکان را نخواهید داشت.
8-3- پس از اتمام ارسال مقاله، صفحه‌ای برای شما نمایش داده می‌شود که حاوی لیست مقالات ارسالی شما می‌باشد. در ستون دوم این لیست، آخرین وضعیت مقاله نمایش داده می‌شود. برای مشاهده جزئیات کامل مقاله، گزینه «جزئیات» را از ستون آخر انتخاب نمایید.
4- پیگیری آخرین وضعیت مقاله: نویسنده مسئول برای پیگیری آخرین وضعیت مقاله خود، می‌بایست مراحل زیر را انجام دهد:
1-4- با استفاده از نام کاربری و کلمه عبور عضویت خود، وارد میز کار نویسنده مسئول شوید.
2-4- از منوی سمت راست (نوار ابزار)، گزینه «پیگیری مقالات ارسالی» را انتخاب نمایید. بدین‌ترتیب صفحه‌ای باز شده و لیست مقالات ارسالی شما در این صفحه، نمایش داده می‌شود.
3-4- آخرین وضعیت مقاله، در ستون دوم لیست مقالات نمایش داده می‌شود. در صورتی که دبیر علمی کنفرانس، نتیجه مقاله را اعلام کرده باشد؛ در این ستون نمایش داده می‌شود. البته لازم به ذکر است که تمام تغییرات در وضعیت مقاله، از طریق ایمیل نیز به اطلاع نویسنده مسئول می‌رسد.
4-4- برای مشاهده جزئیات کامل مقاله ارسالی از قبیل متن، خلاصه، کلمات کلیدی و . . . روی لینک «جزئیات» در ستون آخر کلیک نمایید. مقاله شما ممکن است در یکی از وضعیت‌های زیر باشد:
- ناقص: مقاله‌ای که مراحل ارسال آن، کامل نشده است و نیاز به ادامه مراحل ارسال دارد. هر مقاله‌ای که این وضعیت را دارد؛ گزینه‌ای با عنوان «تکمیل ارسال مقاله»، در آخرین ستون لیست نمایش داده می‌شود که با انتخاب این گزینه، شما جهت تکمیل ارسال مقاله به مراحل ارسال مقاله هدایت می‌شوید.
- در دست بررسی: مقاله‌ای که این وضعیت را دارد؛ با موفقیت ارسال شده است و دبیر علمی کنفرانس، مقاله ارسالی را در کارتابل خود مشاهده می‌کند. مقاله، در دست بررسی و داوری می‌باشد و هنوز نتیجه داوری برای مقاله اعلام نشده است.
- پذیرش شفاهی: مقاله ارسالی به‌صورت ارائه شفاهی مورد پذیرش کمیته داوری و دبیر علمی واقع شده است.
- پذیرش پوستری: مقاله ارسالی به‌صورت ارائه پوستری مورد پذیرش کمیته داوری و دبیر علمی واقع شده است.
- پذیرش به‌شرط اصلاح: مقاله ارسالی دارای برخی اشکالات می‌باشد که در صورت رفع آن‌ها، مورد پذیرش کنفرانس واقع خواهد شد. جهت مشاهده اصلاحات لازم که توسط داوران و دبیر علمی اعلام شده است؛ باید به جزئیات مقاله (گزینه «جزئیات» در ستون آخر صفحه لیست مقالات ارسالی) مراجعه کنید.
- ردشده: مقاله شما توسط هیئت داوران و دبیر علمی بررسی شده است و امتیازات کافی جهت ارائه در کنفرانس را کسب ننموده است.