راهنمای ثبت‌نام
شرکت گنندگان، افرادی هستند که تمایل به حضور در کنفرانس و استفاده از برنامه‌های آن را دارند که ممکن است از بین نویسندگان ارسال‌کننده مقاله به کنفرانس باشند یا این‌که شرکت‌کننده بدون مقاله باشند. شرکت‌کنندگان محترم برای ثبت‌نام در چهارمین کنفرانس مهندسی مخابرات ایران و سپس، پیگیری آخرین وضعیت ثبت‌نام خود باید به ترتیب زیر عمل نمایند:
1- پرداخت هزینه ثبت‌نام: شرکت‌کنندگان می‌بایست هزینه ثبت‌نام خود را مطابق با اطلاعات موجود در قسمت «هزینه‌های ثبت‌نام» (این لینک) پرداخت کنند و سپس، تصویر فیش پرداختی (و یا تصویر رسید دیجیتالی تراکنش) را به‌صورت فایلی با فرمت jpg در کامپیوتر خود ذخیره نمایند. توضیح این که نام فایل باید انگلیسی باشد.
2- عضویت در سامانه کاربران: در صورتی که شرکت‌کننده، نویسنده مسئول ارسال‌کننده یک مقاله به کنفرانس باشد؛ وی برای ارسال مقاله، یک نام کاربری و کلمه عبور برای خود تعیین کرده است. برای ثبت‌نام جهت حضور در کنفرانس نیز می‌تواند از همان نام کاربری و کلمه عبور استفاده کرده و اقدام به ثبت‌نام نماید. ولی افرادی که شرکت‌کننده بدون مقاله می‌باشند (و یا یکی از نویسندگان مقاله هستند؛ ولی نویسنده مسئول و ارسال‌کننده مقاله نیستند.)؛ می‌بایست برای ثبت‌نام جهت حضور در کنفرانس با طی مراحل زیر در سامانه کاربران کنفرانس، عضو شوند:
1-2- به وب‌سایت «سامانه کاربران کنفرانس» (این لینک) مراجعه کرده و لینک «عضویت در وب‌سایت» را از قسمت بالای صفحه انتخاب نمایید.
2-2- در قسمت اول فرم عضویت نمایش‌داده‌شده، اطلاعات فردی و سازمانی خود را وارد نمایید. پر کردن فیلدهایی که با علامت «ستاره» مشخص شده‌اند؛ الزامی است. در پر کردن فیلد مربوط به پست الکترونیکی، نهایت دقت را به‌کار ببرید؛ چون که همه مکاتبات سامانه با شما از طریق این آدرس ایمیل انجام خواهد شد.
3-2- در قسمت دوم فرم عضویت، نام کاربری و کلمه عبوری را برای حساب کاربری خود تعیین کنید. از این نام کاربری و کلمه عبور برای ورود به سامانه استفاده خواهید کرد. پیشنهاد می‌شود تا همان آدرس ایمیلی را که در قسمت اول فرم عضویت وارد کردید؛ به‌عنوان نام کاربری انتخاب کنید.
4-2- پس از تکمیل فرم، روی دکمه «عضویت» کلیک کنید. با این کار، سامانه اطلاعات شما را ثبت کرده و پیغام موفقیت‌آمیز بودن عضویت را نمایش می‌دهد. همچنین، پیامی حاوی نام کاربری و کلمه عبور شما از طرف سامانه به آدرس ایمیل واردشده ارسال می‌شود. در صورت عدم مشاهده ایمیل، به پوشه Spam مراجعه کنید.
3- ثبت‌نام در کنفرانس: شرکت‌کنندگان می‌توانند به یکی از انواع «ثبت‌نام فردی» و یا «ثبت‌نام گروهی» اقدام به ثبت‌نام کنند. ثبت‌نام گروهی برای افرادی می‌باشد که بیش از یک نفر بوده و قصد استفاده از مزایای اعلام‌شده از طرف کنفرانس برای ثبت‌نام گروهی را دارند. این نوع ثبت‌نام بیشتر برای دانشگاه‌ها، سازمان‌ها و ارگان‌هایی است که به‌صورت گروهی در کنفرانس شرکت می‌کنند. در ادامه، مراحل هر دو نوع ثبت‌نام توضیح داده می‌شود:
1-3- ثبت‌نام فردی: برای ثبت‌نام فردی، ابتدا باید طبق مراحل بند دوم در سامانه کاربران کنفرانس عضو شوید؛ یا این‌که قبلا به‌عنوان نویسنده مسئول و ارسال‌کننده مقاله در سامانه عضو بوده باشید. سپس، به صفحه «ورود اعضاء» (این لینک) در وب‌سایت سامانه کاربران کنفرانس مراجعه کرده و با استفاده از نام کاربری و کلمه عبوری که در مرحله عضویت مشخص کرده‌اید؛ وارد میز کار شوید. در منوی سمت راست (نوار ابزار)، گزینه «ثبت‌نام فردی شرکت‌کنندگان» را انتخاب نمایید تا به فرم ثبت‌نام فردی هدایت شوید. در قسمت بالای فرم، اطلاعات فردی و سازمانی خود را به‌دقت وارد کنید. توضیح این‌که پر کردن فیلدهای ستاره‌دار الزامی است. در قسمت پایین فرم (رسید پرداخت)، اطلاعات فیش واریزی برای ثبت‌نام را وارد نمایید. تصویر فیش پرداختی را نیز با فرمت jpg در قسمت مربوطه بارگذاری کنید. (در صورتی که از روش پرداخت الکترونیکی با استفاده از صفحه «فرم پرداخت اینترنتی وجوه دانشگاه تبریز» استفاده کرده‌اید؛ در فیلد «شماره فیش»، شماره پیگیری تراکنش و در فیلد «نام شعبه»، دانشگاه تبریز را بنویسید و در قسمت «تصویر فیش پرداختی»، تصویر رسید دیجیتالی تراکنش را آپلود نمایید.) در نهایت، گزینه «ثبت‌نام» را انتخاب نمایید. با انتخاب این گزینه، اطلاعات شما در سامانه ثبت شده و پیغام موفقیت‌آمیز بودن ثبت‌نام نمایش داده می‌شود. همچنین، پیامی حاوی موفقیت‌آمیز بودن ثبت‌نام به آدرس ایمیل شما ارسال می‌گردد. در صورت عدم مشاهده ایمیل، به پوشه Spam مراجعه کنید. لازم به ذکر است که ثبت‌نام شما با وضعیت «در دست بررسی» در سامانه ثبت می‌شود و تأیید نهایی آن توسط دبیر اجرایی کنفرانس انجام خواهد شد. دبیر اجرایی پس از بررسی جزئیات ثبت‌نام و اطلاعات فیش پرداختی، وضعیت نهایی ثبت‌نام را مشخص می‌کند که از طریق ایمیل به اطلاع شما می‌رسد. همچنین، می‌توانید وضعیت ثبت‌نام خود را از طریق سامانه پیگیری نمایید که چگونگی آن در بند چهارم توضیح داده خواهد شد.
2-3- ثبت‌نام گروهی: برای ثبت‌نام گروهی، ابتدا باید یک نفر به نمایندگی از همه افراد گروه، طبق مراحل بند دوم در سامانه کاربران کنفرانس عضو شود؛ یا این‌که قبلا به‌عنوان نویسنده مسئول و ارسال‌کننده مقاله در سامانه عضو بوده باشد. سپس، نماینده گروه به صفحه «ورود اعضاء» (این لینک) در وب‌سایت سامانه کاربران کنفرانس مراجعه کرده و با استفاده از نام کاربری و کلمه عبوری که در مرحله عضویت مشخص کرده است؛ وارد میز کار می‌شود. در منوی سمت راست (نوار ابزار)، گزینه «ثبت‌نام گروهی شرکت‌کنندگان» را انتخاب می‌نماید تا به فرم ثبت‌نام گروهی هدایت شود. در قسمت بالای این فرم، اطلاعات فردی و سازمانی هر یک از شرکت‌کنندگان را وارد کرده و بر روی گزینه «افزودن به لیست» کلیک می‌کند. تا مشخصات وی به لیست مربوط اضافه شود. نماینده گروه این کار را در مورد تک‌تک افراد گروه تکرار می‌کند تا این‌که مشخصات همه شرکت‌کنندگان در لیست مربوطه نمایش داده شود. نماینده گروه می‌تواند اطلاعات هر یک از افراد در این لیست را حذف و یا ویرایش نماید. سپس، در قسمت پایین فرم ثبت‌نام گروهی، اطلاعات فیش واریزی برای ثبت‌نام را وارد نمایید. تصویر فیش پرداختی را نیز با فرمت jpg در قسمت مربوطه بارگذاری کنید. (در صورتی که از روش پرداخت الکترونیکی با استفاده از صفحه «فرم پرداخت اینترنتی وجوه دانشگاه تبریز» استفاده کرده‌اید؛ در فیلد «شماره فیش»، شماره پیگیری تراکنش و در فیلد «نام شعبه»، دانشگاه تبریز را بنویسید و در قسمت «تصویر فیش پرداختی»، تصویر رسید دیجیتالی تراکنش را آپلود نمایید.) در نهایت، گزینه «ثبت‌نام» را انتخاب نمایید. با انتخاب این گزینه، اطلاعات شرکت‌کنندگان گروه در سامانه ثبت شده و پیغام موفقیت‌آمیز بودن ثبت‌نام نمایش داده می‌شود. همچنین، پیامی حاوی موفقیت‌آمیز بودن ثبت‌نام به آدرس ایمیل نماینده گروه ارسال می‌گردد. در صورت عدم مشاهده ایمیل، به پوشه Spam مراجعه شود. لازم به ذکر است که ثبت‌نام گروه با وضعیت «در دست بررسی» در سامانه ثبت می‌شود و تأیید نهایی آن توسط دبیر اجرایی کنفرانس انجام خواهد شد. دبیر اجرایی پس از بررسی جزئیات ثبت‌نام و اطلاعات فیش پرداختی، وضعیت نهایی ثبت‌نام را مشخص می‌کند که از طریق ایمیل به اطلاع نماینده گروه می‌رسد. همچنین، وی می‌تواند وضعیت ثبت‌نام گروه خود را از طریق سامانه پیگیری نماید که چگونگی آن در بند چهارم توضیح داده خواهد شد.
4- پیگیری آخرین وضعیت ثبت‌نام: برای پیگیری آخرین وضعیت ثبت‌نام خود، مراحل زیر را انجام دهید:
1-4- با استفاده از نام کاربری و کلمه عبور عضویت خود، وارد سامانه شوید.
2-4- پس از ورود به سامانه، از لیست نقش‌هایی که نمایش داده می‌شود؛ گزینه «شرکت‌کننده» را انتخاب نمایید. سپس، بر روی گزینه «ادامه» کلیک کنید تا به میز کار شرکت‌کننده هدایت شوید.
3-4- از منوی سمت راست (نوار ابزار)، گزینه «پیگیری وضعیت ثبت‌نام» را انتخاب نمایید. بدین‌ترتیب صفحه‌ای باز شده و جزئیات ثبت‌نام شما در این صفحه، نمایش داده می‌شود.
4-4- جزئیات ثبت‌نام شامل اطلاعاتی از قبیل نوع ثبت‌نام (فردی یا گروهی)، تاریخ ثبت‌نام و وضعیت ثبت‌نام می‌باشد. اطلاعات شرکت‌کننده (یا شرکت‌کنندگان) نیز به‌تفصیل نمایش داده شده است. شایان ذکر است که شما هر تغییری در وضعیت ثبت‌نام را به‌طور خودکار از طریق ایمیل نیز دریافت خواهید کرد.